Outsourcing

Het komt steeds vaker voor in het bedrijfsleven, outsourcing. De motivatie om voor outsourcing te kiezen kan sterk verschillen per situatie. De ene keer is het simpelweg makkelijker, de andere keer is er specialistische kennis nodig en ziet de werkgever het niet zitten om voor een specifieke klus iemand in dienst te nemen.

Hetzelfde geldt voor outsourcing van jouw administratie. Ben je als ondernemer aan het groeien en is het tijd om personeel aan te nemen voor de administratie, maar wil je alle bijkomende risico’s van personeel nog niet lopen? Dan kan het interessant zijn om jouw administratie uit te besteden. Of gaat het juist iets minder met het bedrijf en moet er gekort worden op personeel terwijl de administratie wel gewoon moet worden gedaan? Ook dan kan outsourcing een perfecte oplossing zijn.

Onze administrateurs zijn zeer ervaren en kunnen overweg met elk boekhoudsysteem. Er is geen inwerkperiode nodig en ze kunnen of bij jou op kantoor, of vanuit ons kantoor in de cloud de boekhouding voeren. Een combinatie van die twee is uiteraard ook mogelijk, want soms is het wel zo fijn om iemand fysiek aanwezig te hebben, al is het maar één dag in de week (of 2 weken). Kortom, alles is mogelijk bij Administratieve Extra Handen. Wij kijken graag met jou mee naar de perfecte oplossing binnen jouw situatie.

Ondersteuning

Is je onderneming hard aan het groeien en merk je dat het personeel eigenlijk onderbezet is voor het werk wat er gedaan moet worden? Vaak wordt er dan meteen gedacht aan een extra personeelslid in dienst nemen, maar misschien wil jij als ondernemer dat risico helemaal niet lopen tijdens de groei van je bedrijf. Wellicht is het een seizoensgebonden groei die elk jaar weer terugkeert, ook dan is het lastig om extra personeel aan te nemen. Kortom, heb je mankracht nodig, maar zie je een uitbreiding van het personeelsbestand even niet zitten? Dan is onze ondersteuning de perfecte oplossing.

We gaan samen om tafel zitten om te kijken hoe veel extra werk er daadwerkelijk ligt binnen jouw bedrijf en hoeveel hulp van ons daarbij nodig is. Wil je graag een van onze administrateurs voor een X aantal uur per week/maand bij jou op kantoor hebben? Geen probleem. Geef je ons liever toegang via de cloud en het boekhoudsysteem zodat het werk gedaan wordt maar er bij jou op kantoor geen fysieke (extra) werkplek nodig is? Ook dat kan. Wij van Administratieve Extra Handen proberen zo flexibel mogelijk te zijn. Voor alles is een oplossing en alles is bespreekbaar. Zo zorgen wij er voor dat elk probleem op de meest efficiënte manier benaderd wordt door zowel ons als onze klanten, en creëren wij een situatie waarin wij optimaal benut worden en onze klant nooit teveel betaalt.

Puinruimen

De administratie bijhouden is niet altijd even makkelijk. Sterker nog, wij merken dat als een bedrijf snel groeit of te maken krijgt met een onverwachtse onderbezetting van het personeel, de administratie het als eerste moet ontgelden en laag op de prioriteitenlijst komt te staan. Administratie is over het algemeen geen dringende prioriteit, omzet genereren daarentegen wel. Dus een keuze tussen bovenstaande is snel gemaakt voor een ondernemer.

In principe kan dit geen kwaad, zolang het tijdelijk is. Waarbij we tijdelijk duidelijk willen onderstrepen. Het gebeurt namelijk wel eens dat tijdelijk iets langer wordt en dat iets langer een aantal maanden wordt. Na een aantal maanden ziet men de bomen door het bos niet meer en is de stap om er ook daadwerkelijk aan te beginnen zo groot geworden dat ook dit nog wel eens uitgesteld zou kunnen worden. Er liggen overal stapels met facturen die nog verwerkt moeten worden, het is onduidelijk welke facturen er wel of niet voldaan zijn en niemand weet eigenlijk waar ze zouden moeten beginnen.

Gelukkig weten onze administrateurs dit wel, en dit doen zij dan ook met plezier! Na een kennismakingsgesprek waar wij de situatie inschatten komt onze administrateur ervoor zorgen dat binnen no-time jouw hele administratie weer tip top in orde is. Alle facturen netjes ingeboekt, voldaan en gearchiveerd, de bankboeken verwerkt en tijdens dit werk kijkt hij of zij ook nog eens naar de interne bedrijfsprocessen op de administratie voor verbeterpunten om ervoor te zorgen dat het de volgende keer niet weer zo uit de hand loopt. Heb je te maken met een administratieve achterstand die weggewerkt moet worden? Onze administrateurs draaien hun hand nergens meer voor om. Is al het puin geruimd, maar is er nog geen zicht op extra mankracht binnen de organisatie om het dagelijkse/wekelijkse werk op te pakken? Onze administrateur blijft graag nog even hangen om je ook hier mee te helpen.

Digitalisering

Multomappen, stempels, handtekeningen en overvolle bakjes op de bureaus. Dit was tot voor kort het beeld op de meeste financiële administraties, maar gelukkig is het digitale tijdperk ook hier aangebroken.
Steeds meer bedrijven zijn volledig aan het digitaliseren en daar hoort de financiele administratie bij. Dit betekent vaak dat er bijna geen papierwerk meer aanwezig is, en soms zelfs dat de inkomende facturen helemaal niet meer ingeboekt hoeven te worden. Het klinkt voor sommigen misschien nog als een utopie, toch is het voor anderen tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Er komt een factuur binnen op een daarvoor bestemd e-mail adres, deze wordt gescand door het boekhoudsysteem wat de factuur vervolgens automatisch inlaadt. Het enige wat er nog moet gebeuren is even controleren of het systeem de factuur juist heeft ingeladen en het werk is gedaan. De betalingstermijn van de crediteur staat al ingesteld, dus als een van de medewerkers die week een SEPA bestand exporteert staan alle te betalen facturen er netjes met de juiste omschrijving en bankgegevens in, en het boekhoudsysteem zet het openstaande bedrag op betaald.

Maar, voordat het zo ver is moet er nog heel wat gebeuren.. Kan jouw boekhoudsysteem wel zelf facturen inlezen vanaf een mailadres of scanner? Hoe pak je het aan om van een volledige papieren administratie om te schakelen naar een administratie met amper papierwerk? Beschikt jouw huidige personeel over genoeg kennis om mee te gaan met deze geplande digitalisering? Is er misschien een reorganisatie nodig van het personeel? Wij helpen je graag met alle bovengenoemde en overige vraagstukken. Onze experts in digitalisering hebben bij meerdere bedrijven de papierstapels weg weten te toveren en staan te popelen om dit bij jou te mogen doen!

Procesverbetering

Een goed ingericht proces kan leiden tot een aanzienlijke vermindering van de werkdruk op de administratieve afdeling. Het efficiënt inrichten van diverse werkzaamheden betekent dan vaak ook dat je werknemers meer tijd over hebben voor andere zaken, of dat er wellicht minder personeel nodig is voor hetzelfde werk. Vaak gaat procesverbetering hand in hand met de digitalisering van een administratie. Dat is namelijk het perfecte moment om eens goed te kijken naar hoe de dingen nu gedaan worden, en hoe ze beter kunnen als de administratie volledig gedigitaliseerd is. Maar ook zonder digitalisering is er bijna altijd wel winst te behalen. Soms kunnen bepaalde dingen minder omslachtig aangepakt worden, of blijkt het juist sneller te gaan met een kleine extra stap in het proces.

Maar procesverbetering gaat niet alleen om efficiëntie en snelheid. Procesverbetering kan ook bijvoorbeeld het toevoegen van inkooporders zijn binnen de organisatie, wat vervolgens leidt tot een snellere en betere controle van de inkomende facturen zonder dat de werknemers daar onderling nog contact over hebben. Of überhaupt een strengere controle op de binnenkomende en uitgaande facturen en/of betalingen kan voor veel ondernemers al een fijne toevoeging aan het proces zijn. Zo hoef jij je als ondernemer namelijk minder druk te maken of al het in- en uitgaande op je bankrekening eigenlijk wel klopt.

Wij hebben inmiddels aardig wat ervaring opgedaan op het gebied van procesverbetering. Tijdens de procesverbetering zorgen we er altijd voor dat jij als ondernemer nauw betrokken bent bij het proces. Dit voorkomt dat er dingen binnen jouw organisatie veranderen die je liever anders zou zien, of dat er bepaalde dingen niet mogelijk zijn qua procesverandering door gestelde richtlijnen en of regelgeving binnen de branche waar jij actief in bent. De ondernemer weet dit altijd het beste, daarom vinden wij het belangrijk om een nauwe samenwerking te bewerkstellingen tijdens veranderingen binnen een bedrijf.

Consultancy

Sta je als ondernemer op het punt een grote (financiële) beslissing te nemen? Of zoek je iemand die met een frisse blik naar de jaarcijfers, rapportages, de processen of een intern probleem kijkt? Het kan voor een ondernemer fijn zijn om een sparringpartner te hebben op financieel gebied, soms is deze intern in het bedrijf aanwezig maar niet altijd. Wij kijken objectief naar de feiten en zijn niet bang om de juiste vragen te stellen of pijnlijke punten aan te kaarten binnen een organisatie als dit nodig is om een verbetering binnen jouw organisatie te realiseren.

Wij komen graag bij je langs voor een consult. Mocht er behoefte aan zijn komen we op een regelmatige basis terug, of dit nu elke week of 1 keer per jaar is. Net wat jij als ondernemer prettig vind!